De transformatie naar digitale werkplek

De tech­no­lo­gie ver­an­dert ra­zend­snel en soms is het niet meer bij te hou­den. We kun­nen ons nu al geen le­ven meer voor­stel­len zon­der smartpho­ne, ter­wijl de­ze pas 12 jaar ge­le­den voor het eerst uit­kwam.

Ook on­ze werk­plek ver­an­dert met de­ze tech­no­lo­gie­ën. Be­drij­ven stap­pen mas­saal over naar plaats- en tijds­on­af­han­ke­lijk wer­ken, of­te­wel de di­gi­ta­le werk­plek. Niet meer af­han­ke­lijk zijn van een lo­ka­le schijf of ap­pli­ca­ties die al­leen op jouw pc op kan­toor staan ge­ïn­stal­leerd, maar wer­ken in de cloud. Is jouw werk­plek al di­gi­taal?

Wat be­te­kent het ei­gen­lijk, de di­gi­ta­le werk­plek?

De di­gi­ta­le werk­plek is niet te om­vat­ten als een spe­ci­fiek pro­duct wat je aan­schaft. Het gaat om een stuk­je ver­an­der­ma­na­ge­ment bin­nen de or­ga­ni­sa­tie, een an­de­re ma­nier van den­ken en wer­ken. De de­fi­ni­tie van di­gi­taal wer­ken luidt als volgt: "Wer­ken waar je wilt en wan­neer je wilt, met al­tijd de juis­te, ac­tu­e­le be­stan­den bij de hand." Maar di­gi­taal wer­ken gaat ook over: "Het ge­bruik van di­gi­ta­le on­der­steu­ning (ap­pa­ra­tuur en da­ta) bij het mo­ni­to­ren, uit­voe­ren en be­ge­lei­den van ta­ken en pro­ces­sen bin­nen je on­der­ne­ming."

Je di­gi­ta­le werk­plek als start­punt

De di­gi­ta­le werk­plek wordt het start­punt van de me­de­wer­ker. Van­af één plek logt de me­de­wer­ker in en krijgt de­ze toe­gang tot al­le do­cu­men­ten en ap­pli­ca­ties die voor hem van be­lang zijn. Op ba­sis van ver­schil­len­de rech­ten en rol­len wordt be­paald wel­ke me­de­wer­ker wat pre­cies mag in­zien en ge­brui­ken. Zorg ook er ook voor dat je di­gi­ta­le werk­plek zich aan­past naar elk de­vi­ce, zo­dat het op zo­wel de smartpho­ne, ta­blet, lap­top als pc op­ti­maal te ge­brui­ken is.

Een gro­te ver­an­de­ring bin­nen het di­gi­ta­le wer­ken is dat or­ga­ni­sa­ties steeds meer in pro­ject­vorm gaan wer­ken. Om dat ef­fi­ci­ënt en ef­fec­tief te la­ten ver­lo­pen heb je soft­wa­re no­dig, vaak in de vorm van een in­tra­netin­tra­net. Met een in­tra­net heeft de me­de­wer­ker al­tijd en over­al toe­gang tot zijn ap­pli­ca­ties en be­stan­den en kan er tij­dens pro­jec­ten een­vou­dig sa­men wor­den ge­werkt.

Moet ik kie­zen tus­sen een in­tra­net of Of­fi­ce 365?

Er zijn ver­schil­len­de mo­ge­lijk­he­den met be­trek­king tot het in­rich­ten van je di­gi­ta­le werk­plek. Toch klam­pen veel be­drij­ven zich vast aan Of­fi­ce 365Of­fi­ce 365. Zij den­ken dat dit de eni­ge op­los­sing is voor het ver­an­de­ren van de or­ga­ni­sa­tie naar een di­gi­ta­le werk­plek, maar dat hoeft niet zo te zijn.

Heb je al een in­tra­net bin­nen je or­ga­ni­sa­tie? Je hoeft de­ze niet te ver­van­gen voor Of­fi­ce 365, maar dit kan wel een goe­de aan­vul­ling zijn. Kies voor een in­tra­net­le­ve­ran­cier die een kop­pe­ling met Of­fi­ce 365 kan re­a­li­se­ren. Je ou­de in­tra­net hoeft dus niet ge­lijk in de prul­len­bak! De­ze kan hét toe­gangs­por­taal wor­den naar de ap­pli­ca­ties van Of­fi­ce 365.

Ook met het Ca­pi­ca in­tra­net kun je een kop­pe­ling ma­ken met de ap­pli­ca­ties van Of­fi­ce 365. Zij ver­ster­ken el­kaar op de vol­gen­de pun­ten:

• Deel en be­werk do­cu­men­ten een­vou­dig met Word On­li­ne;
• Sla je be­stan­den vei­lig op in On­e­Dri­ve;
• Met Ex­chan­ge On­li­ne heb je al­tijd en over­al toe­gang tot je e-mail, con­tac­ten en agen­da;
• Ge­bruik On­eN­ote als je per­soon­lij­ke di­gi­ta­le no­ti­tie­blok;
• Zet Teams in om over­zich­te­lijk en snel sa­men te wer­ken;
• En nog veel meer!

 of­fi­ce365_img.jpg

Heb ik Sha­re­pointSha­re­point no­dig?

Is Sha­re­point nood­za­ke­lijk om een di­gi­ta­le werk­plek te cre­ë­ren? Dat is niet no­dig. Sha­re­point is niets meer dan een vorm van een in­tra­net, ge­maakt door Mi­cro­soft en be­schik­baar via Of­fi­ce 365. Ech­ter, de ba­sis van Sha­re­point is mi­ni­maal en sluit vaak niet aan bij de wen­sen van or­ga­ni­sa­ties. Je kunt er een aan­trek­ke­lijk en func­ti­o­neel in­tra­net van ma­ken, maar dat gaat veel maat­werk kos­ten en dus tijd en geld. Iets wat je be­ter kunt in­ves­te­ren in een cus­tom ma­decus­tom ma­de in­tra­net, wat he­le­maal naar je zin is.

Maak een suc­ces van je di­gi­ta­le werk­plek

Hoe zorg je er uit­ein­de­lijk voor dat jouw di­gi­ta­le werk­plek dé dags­tar­ter wordt van el­ke me­de­wer­ker? Zorg er dus als eerst voor dat al­le ap­pli­ca­ties en sys­te­men toe­gan­ke­lijk zijn van­af het dash­board, zo­dat de me­de­wer­ker niet meer via an­de­re we­gen daar­heen hoeft te na­vi­ge­ren. Leg je wen­sen van de te in­te­gre­ren sys­te­men en ap­pli­ca­ties neer bij de bou­wer van jouw in­tra­net.

Daar­naast is het be­lang­rijk om je eind­ge­brui­kers bij het pro­ces te be­trek­ken. Zij zul­len uit­ein­de­lijk met het dash­board moe­ten gaan wer­ken. Be­denk van te­vo­ren wel­ke pro­ble­men de aan­schaf van de di­gi­ta­le werk­plek gaat op­los­sen voor je eind­ge­brui­ker en wel­ke im­pact dit op hen gaat heb­ben. Be­ge­leid hen in het pro­ces van de trans­for­ma­tie naar de di­gi­ta­le werk­plek. Maak het zo ge­mak­ke­lijk mo­ge­lijk voor de eind­ge­brui­kers, zo­dat zij met ple­zier en vol­le ver­trou­wen de di­gi­ta­le werk­plek gaan ge­brui­ken. Geef dit pro­ces echt je vol­le­di­ge aan­dacht en tijd, want het is zo be­lang­rijk om dit goed aan te pak­ken. Zie het adop­tie­pro­ces als een lan­ge ter­mijn­vi­sie.