Handvatten voor een succesvol intranet

In de vo­ri­ge blog over het in­tra­net evo­lu­tie­mo­del heb ik je ver­teld over de vier evo­lu­tie­sta­dia en de drie di­men­sies van het In­tra­net Evo­lu­tie­mo­del. De evo­lu­tie­sta­dia be­schrij­ven de ma­te van on­mis­baar­heid van een in­tra­net en de di­men­sies de ver­schil­len­de doel­ein­den van het in­tra­net. Bin­nen de­ze di­men­sies zijn de be­hoef­ten en ver­wach­tin­gen van de me­de­wer­kers in kaart ge­bracht, dit noe­men we de hand­vat­ten voor suc­ces. In de­ze blog wor­den de hand­vat­ten be­schre­ven voor het eer­ste evo­lu­tie­sta­di­um. Lees snel ver­der!

Hand­vat voor suc­ces in de di­men­sie In­for­ma­tie­voor­zie­ning

Al­le in­for­ma­tie die me­de­wer­kers no­dig heb­ben om hun werk te doen en/of in­for­ma­tie over het rei­len en zei­len van de or­ga­ni­sa­tie, is op het in­tra­netin­tra­net te vin­den bin­nen de di­men­sie In­for­ma­tie­voor­zie­ning. Wel­ke vor­men van in­for­ma­tie ge­bruikt wor­den, is per or­ga­ni­sa­tie ver­schil­lend. De vor­men die door or­ga­ni­sa­ties ge­mid­deld ge­no­men het meest ge­bruikt wor­den zijn: Nieuws, Adres­boek, Agen­da en Com­mu­ni­ca­tie-ui­tin­gen.

Het hand­vat voor suc­ces bin­nen de­ze di­men­sie en dit sta­di­um is 'ont­van­gen'. Me­de­wer­kers heb­ben in het eer­ste evo­lu­tie­sta­di­um voor­al be­hoef­te aan in­for­ma­tie die door de or­ga­ni­sa­tie op het in­tra­net wordt ge­plaatst (werk ge­re­la­teerd en/of in­for­ma­tie over het rei­len en zei­len van de or­ga­ni­sa­tie).

Tips:

• Stel een re­dac­tie sa­men die in dit sta­di­um start met het plaat­sen van in­for­ma­tie. Me­de­wer­kers kun­nen ver­vol­gens zelf op zoek gaan naar de in­for­ma­tie waar zij be­hoef­te aan heb­ben.
• Meld aan me­de­wer­kers dat het pro­fiel met con­tact­in­for­ma­tie van ge­brui­kers van­af nu op het in­tra­net te vin­den is.
• In de be­gin­fa­se we­ten me­de­wer­kers het in­tra­net niet al­tijd te vin­den voor hun nieuws­voor­zie­ning. Ge­bruik daar­om an­de­re in­ter­ne com­mu­ni­ca­tie­mid­de­len om de me­de­wer­kers te at­ten­de­ren op het nieuws op het in­tra­net.
• Me­de­wer­kers heb­ben be­hoef­te aan een con­ti­nue in­for­ma­tie­stroom op het in­tra­net. In het eer­ste evo­lu­tie­sta­di­um zorg je er­voor dat de re­dac­tie re­gel­ma­tig nieuws­be­rich­ten plaatst. De ge­brui­kers we­ten door de­ze re­gel­maat dat er al­tijd nieuws te vin­den is op het in­tra­net.
• De agen­da wordt va­ker ge­raad­pleegd als de agen­da ook ver­plich­te vrije da­gen en school­va­kan­ties ver­meld.

Hand­vat voor suc­ces in de di­men­sie Sa­men­wer­king

In­for­ma­tie die me­de­wer­kers ge­za­men­lijk tot stand bren­gen om een ge­za­men­lijk doel of re­sul­taat te be­rei­ken, is te vin­den bin­nen de di­men­sie 'Sa­men­wer­king'. De vor­men die door or­ga­ni­sa­ties ge­mid­deld ge­no­men het meest ge­bruikt wor­den, zijn in dit sta­di­um BlogBlog en Veel ge­stel­de vra­gen.

Het hand­vat voor suc­ces bin­nen de­ze di­men­sie en dit sta­di­um is 'zen­den'. In het eer­ste sta­di­um heeft een klei­ne groep ge­brui­kers (ear­ly adop­ters) be­hoef­te om in­for­ma­tie over een ge­za­men­lijk doel te zen­den rich­ting de an­de­re ge­brui­kers. Een en­ke­le ge­brui­ker re­a­geert op de­ze in­for­ma­tie.

Tips:

• Be­gin als pro­ject­groep zelf ook met het zen­den van in­for­ma­tie. Bij­voor­beeld door het schrij­ven van blogs over de im­ple­men­ta­tie van het in­tra­net.
• Hoe laag­drem­pe­li­ger een blog is, hoe meer de­ze ge­le­zen wordt en hoe gro­ter de kans dat op een blog ge­re­a­geerd wordt.
• Zijn er lei­ding­ge­ven­den on­der de ear­ly adop­ters? Laat hen dan re­gel­ma­tig een blog schrij­ven over wat zij mee­ma­ken op een werk­dag. Een goed voor­beeld doet goed vol­gen.
• Laat de re­dac­tie bij de start van het in­tra­net al­le vra­gen no­te­ren die zij zelf heb­ben bij het in­rich­ten van het in­tra­net. Door me­de­wer­kers te ver­wij­zen naar de­ze vra­gen en ant­woor­den, zul­len ze steeds va­ker het in­tra­net op­zoe­ken voor het ant­woord op hun vra­gen.
• De 'veel ge­stel­de vra­gen' ru­briek kun je bre­der in­zet­ten dan al­leen vra­gen rond­om het ge­bruik van het in­tra­net. Denk ook eens aan vra­gen op het ge­bied van HRM en ICT. Bo­ven­dien kun je op ie­de­re af­de­ling in­ven­ta­ri­se­ren wel­ke vra­gen va­ker voor­ko­men en de­ze op­ne­men in de ru­briek.

In de vol­gen­de blog over het In­tra­net Evo­lu­tie­mo­del ver­tel ik wel­ke hand­vat­ten voor suc­ces ho­ren bij het twee­de evo­lu­tie­sta­di­um. Wil je meer le­zen over het In­tra­net Evo­lu­tie­mo­del? Vraag gra­tis ons boek 'De weg naar een suc­ces­vol so­ci­aal in­tra­net' aan!