Sociaal intranet groeit door in 2017

Het is al­weer de laat­ste week van het jaar. Een mo­ment van be­zin­ning. Wij pra­ten je el­ke dag van de week bij over im­pact­vol­le ge­beur­te­nis­sen uit ons vak­ge­bied. En ver­tel­len je wat je niet mag mis­sen in 2017. Sa­bi­ne ver­telt wat haar op­viel op het ge­bied van So­ci­aal In­tra­net.

Elk jaar kijk ik er weer naar uit: het Con­gres In­tra­net. Op 23 maart 2017 vindt de 9e edi­tie plaats van het groot­ste event op het ge­bied van in­tra­net in Ne­der­land, met als the­ma 'the fu­tu­re of work'. Zo­als je in on­ze eer­de­re blogs al hebt kun­nen le­zen, zit­ten we mid­den in een tech­no­lo­gi­sche ont­wik­ke­ling. Za­ken als big da­ta, ro­bots, In­ter­net of Things heb­ben niet al­leen im­pact op ons pri­véle­ven, het be­ïn­vloedt ook ons da­ge­lijks werk.

Toe­komst van in­tra­net

De vraag van 2017 is dan ook: Is er op de werk­vloer van de toe­komst nog ruim­te voor een in­tra­netin­tra­net of di­gi­tal work­pla­ce? Ik denk van wel. On­ze ma­nier van wer­ken ver­an­dert. We wor­den steeds di­gi­ta­ler en steeds meer werk­zaam­he­den vin­den plaats in de 'clou­d'. De tech­no­lo­gi­sche ont­wik­ke­lin­gen bie­den or­ga­ni­sa­ties met een in­tra­net juist meer mo­ge­lijk­he­den. Mo­ge­lijk­he­den om al­le sys­te­men te kop­pe­len en da­ge­lijk­se werk­zaam­he­den nog ef­fi­ci­ën­ter te ma­ken.

Denk aan het hu­ren van ver­ga­der­za­len, flex­plek­ken, uren­re­gi­stra­tie, va­kan­tie­da­gen, pro­ject in plan­nen. Goe­de apps ma­ken de­ze werk­zaam­he­den mak­ke­lij­ker. Kop­pel dat aan 1 di­gi­ta­le werk­plek - het in­tra­net - en je kunt meer doen in min­der tijd.

We wor­den so­ci­a­ler

Niet al­leen zal het in­tra­net ef­fi­ci­ën­ter wor­den in 2017, ik ver­wacht ook dat het nog so­ci­a­ler zal wor­den. Me­de­wer­kers heb­ben meer be­hoef­ten aan sa­men­wer­ken in pro­ject­groe­pen en wil­len dit voor­al zelf kun­nen stu­ren. Een voor­beeld is het in­tra­net van Ge­meen­te Rot­ter­dam. Tot dit so­ci­aal in­tra­net heb­ben 12.000 me­de­wer­kers toe­gang. Ze kun­nen al­le­maal groe­pen aan­ma­ken en do­cu­men­ten de­len.

Die be­hoef­te om dis­cus­sies te voe­ren, do­cu­men­ten en fo­to's te de­len en feed­back te ge­ven wordt in 2017 al­leen maar gro­ter. We gaan van in­for­ma­tie zen­den naar in­for­ma­tie de­len. Het in­tra­net wordt meer dan een stan­daard in­tra­net; het wordt de start­pa­gi­na van waar­uit de me­de­wer­ker zijn werk­zaam­he­den ver­richt. Di­gi­tal Workspa­ce was het woord van 2016 en dat be­looft wat voor vol­gend jaar.

In­tra­net­woord van het jaar: Di­gi­tal Workspa­ce

Maar om van je in­tra­net een di­gi­ta­le werk­plek te ma­ken, zul­len or­ga­ni­sa­ties an­ders moe­ten gaan den­ken. Een di­gi­ta­le werk­plek moet net zo in­ge­richt zijn als de or­ga­ni­sa­tie zelf. Ei­tje, denk je mis­schien, maar daar komt meer bij kij­ken dan je denkt. Het in­te­gre­ren van ver­schil­len­de soft­wa­re­sys­te­men bij­voor­beeld.

Wij kre­gen dit jaar meer vraag naar het in­te­gre­ren van sys­te­men in de di­gi­ta­le werk­plek. Denk aan boek­hou­ding, uren­re­gi­stra­tie, plan­ningstools en een start­por­taal. De HRM-af­de­ling krijgt steeds meer ruim­te op het in­tra­net en we ont­wik­kel­den nieu­we mo­du­les als een kwa­li­teits­hand­boek. Een cen­tra­le plek waar al­le do­cu­men­ten, pro­to­col­len en richt­lij­nen van een or­ga­ni­sa­tie wor­den op­ge­sla­gen en ge­raad­pleegd.

Niet zoe­ken maar vin­den

Het in­te­gre­ren van sys­te­men maakt ook dat het in­tra­net com­plexer wordt. In 2016 za­gen we dat ge­brui­kers meer be­hoef­ten kre­gen aan een goe­de zoek­func­tie bin­nen het in­tra­net. Bin­nen een paar kliks wil­len ge­brui­kers vin­den wat zij zoe­ken. Een trend die pa­ral­lel loopt aan ons web­si­te­be­zoek.

Ko­mend jaar zal de vraag naar een ge­bruiks­vrien­de­lijk in­tra­net dus toe­ne­men. En dat is goed, want een in­tra­net over­leeft al­leen als me­de­wer­kers te­vre­den hun werk kun­nen doen. Jo­hn Step­per, een van de spre­kers op het Con­gres In­tra­net 2017, gaat ver­tel­len over de be­trok­ken­heid van me­de­wer­kers. Hij zegt in zijn uit­no­di­ging: "In most on­li­ne com­mu­ni­ties, 90% of users are lur­kers who ne­ver con­tri­bu­te, 9% of users con­tri­bu­te a litt­le, and on­ly 1% of users ac­count for al­most all the ac­ti­on."

3 tips voor een smooth adop­tie

Adop­tie wordt daar­om steeds be­lang­rij­ker. Al­leen pra­ten met me­de­wer­kers over de in­rich­ting van een in­tra­net is niet meer vol­doen­de. Je zult echt moe­ten mee­lo­pen en kij­ken hoe zij hun werk doen.

Staat je in­tra­net al, dan heb ik 3 prak­ti­sche tips voor je die af­ge­lo­pen jaar suc­ces­vol wa­ren:

• Be­trek je di­rec­tie bij de adop­tieadop­tie van het in­tra­net. Laat hen bij­voor­beeld maan­de­lijks een blog schrij­ven op het in­tra­net. 
• Or­ga­ni­seer chal­len­ges om snel veel ge­brui­kers mee te krij­gen. Bij­voor­beeld een chal­len­ge voor de naam van het in­tra­net.
• Be­trek al­le be­trok­ke­nen (eind­ge­brui­kers) van­af het eer­ste mo­ment bij het so­ci­aal in­tra­net. Al­leen dan zorg je voor een meer­waar­de en een goe­de adop­tie.

Ook wij blij­ven in 2017 ons in­tra­net op­ti­ma­li­se­ren en door­ont­wik­ke­len. On­ze in­tra­netapp voor mo­biel komt er­aan. In de­ze app vind je al­le be­lang­rij­ke in­tra­net­za­ken en krijg je no­ti­fi­ca­ties di­rect bin­nen. We zijn be­nieuwd naar jul­lie er­va­rin­gen.

Dit was de laat­ste blog in on­ze Ca­pi­ca Oud & Nieuw Spe­ci­al. Be­dankt voor het le­zen en mis­schien tot ziens op het Con­gres In­tra­net in maart.

Voor nu al­vast een ge­luk­kig 2017!!