Tips voor het aanschaffen van een nieuw sociaal intranet

De aan­schaf van een nieuw in­tra­net. Waar­schijn­lijk niet iets waar je je da­ge­lijks mee be­zig houdt in je or­ga­ni­sa­tie. De zoek­tocht en aan­schaf van een nieuw so­ci­aal in­tra­net is vaak een­ma­lig, maar kan best las­tig en tijd­ro­vend zijn.

Af­ge­lo­pen week was ik op het Con­gres In­tra­netIn­tra­net & Di­gi­tal Work­pla­ce in de Jaar­beurs Utrecht. Daar woon­de ik een ses­sie bij van Frank Al­ta, Pro­duct Ow­ner bij de So­ci­a­le Ver­ze­ke­rings­bank. Hij ver­tel­de over zijn er­va­rin­gen bij de zoek­tocht naar een nieuw in­tra­net. Neem de­ze er­va­rin­gen en tipstips voor­al mee, mocht je op dit mo­ment op het punt staan van het aan­schaf­fen van een nieuw in­tra­net.  

Fa­se 1: Hoe ga je in­vloed uit­oe­fe­nen?

Heeft je or­ga­ni­sa­tie al een in­tra­net, maar vol­doet de­ze niet meer aan de hui­di­ge wen­sen en ei­sen? Dan is het tijd om een nieuw so­ci­aal in­tra­net aan te schaf­fen. 

De eer­ste fa­se is om het be­lang van een nieuw in­tra­net aan te kaar­ten. Hoe ga je in­vloed uit­oe­fe­nen bij de per­so­nen die daar over gaan? De be­lang­rijk­ste tip die Frank Al­ta mee­gaf: maak din­gen zicht­baar. Laat zien hoe­veel is­sues en bugs er in je hui­di­ge in­tra­net zit­ten. Doe een ge­brui­ker­ste­vre­den­heid on­der­zoek en toon de ne­ga­tie­ven re­sul­ta­ten.

Kop­pel je in­tra­net­doel­stel­lin­gen ook aan de be­drijfs­doel­stel­lin­gen. Voor je­zelf is het in­tra­net mis­schien het be­lang­rijk­ste pro­ject, maar dat is het niet bij de rest van de or­ga­ni­sa­tie. Kijk naar het ho­ge­re doel en hoe het in­tra­net daar­aan bij kan dra­gen. Laat het zien en laat het voor­al ook bij de per­so­nen in­wer­ken. Het kan vaak even du­ren voor­dat het be­sluit is ge­no­men.

Fa­se 2: Hoe kies je een nieuw in­tra­net?

Het is ge­lukt, de knoop is door­ge­hakt en je mag op zoek naar een nieuw so­ci­aal in­tra­net! Waar be­gin je? Frank start­te met het be­pa­len van een vi­sie en sco­pe. Hier­in be­paal je waar je het in­tra­net voor gaat ge­brui­ken, maar ook waar­voor niet. Hier zul je veel hou­vast aan heb­ben, ook als daar la­ter nog dis­cus­sies over ko­men. En die zul­len ko­men, want ie­der­een heeft zijn ei­gen me­ning en be­lan­gen over hoe zo'n in­tra­net er dan uit moet ko­men te zien.  

Ver­der raad­de hij aan om ook eens langs te gaan bij an­de­re be­drij­ven met een in­tra­net. Het helpt je om scherp te krij­gen wat bij jouw or­ga­ni­sa­tie past en hoe zij het heb­ben aan­ge­pakt.

Als laatst moet je na­tuur­lijk ook de wen­sen van de ge­brui­kers en de ma­na­gers (vaak de be­slis­sers) in kaart bren­gen. Houdt bij­voor­beeld ses­sies met de ge­brui­kers om er­ach­ter te ko­men wat zij graag wil­len. Op de­ze ma­nier krijg je een over­zicht van je re­qui­re­mentsre­qui­re­ments.

Nog meer tips..

Neem de vol­gen­de tips van Frank ook ze­ker mee in het pro­ces:

• Ver­lies je­zelf niet bij het op­stel­len van de re­qui­re­ments. Het hoort er­bij, maar houd in ge­dach­ten waar het écht om gaat. Wat heb je no­dig? Een plek voor con­tent, nieuws­be­rich­ten of ken­nis­de­len? Je ge­brui­kers­wen­sen staan al­tijd voor­op.
• On­der­houd je sup­port, voor­al als het pro­ject is ver­traagd. Men­sen ver­lie­zen hun in­te­res­se, dus zorg er­voor dat het blijft le­ven on­der de men­sen.
• Zoek een goe­de (ex­ter­ne) pro­ject­lei­der als daar bud­get voor is. Ie­mand die dit va­ker heeft ge­daan en be­kend is met het ter­rein, is een gro­te plus.
• Be­trek de se­cu­ri­ty of­fi­cer er ge­lijk bij, voor­al als het gaat om ge­voe­li­ge (AVG) in­for­ma­tie. Zijn er veel ver­schil­len­de per­so­nen? No­dig dan tel­kens de­zelf­de per­soon uit.

En als laatst: de aan­hou­der wint! Je zult vaak den­ken 'gaat het ooit luk­ken?', dus blijf voor­al vol­hou­den.

Fa­se 3: In­tro­du­ceer je nieu­we in­tra­net bij de ge­brui­kers

Heb je een nieuw in­tra­net aan­ge­schaft? Dan is de laat­ste fa­se aan­ge­bro­ken, na­me­lijk het adop­tie­pro­ces. Dit be­te­kent dat je de ge­brui­kers ook daad­wer­ke­lijk het in­tra­net wilt la­ten ge­brui­ken. Maak en ver­spreid bij­voor­beeld een fly­er met tekst en uit­leg. Of stel een test­ver­sie be­schik­baar voor een groep­je ge­brui­kers. Op de­ze ma­nier kun­nen ge­brui­kers al vroeg mee­kij­ken en in­vloed uit­oe­fe­nen over de in­rich­ting.

Ui­ter­aard zijn er ook per­so­nen die niet zit­ten te wach­ten op het ge­brui­ken van een nieuw in­tra­net. Maak er geen ob­ses­sie van dat ie­der­een het in­tra­net moet gaan ge­brui­ken. En­thou­si­as­meer wel men­sen door langs te gaan op de werk­vloer, trai­nin­gen aan te bie­den of an­de­re ac­ties te hou­den.