Waar moet mijn intranet aan voldoen?

Je staat aan de start van jul­lie nieu­we in­tra­net en je zoek­tocht naar een ge­schikt plat­form is be­gon­nen. Maar waar moet het in­tra­net aan vol­doen? We hel­pen je graag bij het be­ant­woor­den van de­ze vraag door je een aan­tal tips te ge­ven voor het op­stel­len van jouw ei­sen­lijst.

#1           In­ven­ta­ri­seer de be­hoef­te bij de ge­brui­kers

Om de be­hoef­te te pei­len kun je een en­quê­te ma­ken waar­in je vraagt wat de ge­brui­kers ver­wach­ten van het in­tra­netin­tra­net. En waar­in je ze vraagt hoe het in­tra­net hen ver­der kan hel­pen in hun werk. Zijn zij bij­voor­beeld op zoek naar een ma­nier om in pro­ject­groe­pen sa­men te wer­ken of om ken­nis met el­kaar te de­len?

De en­quê­te kun je ge­rust bij een deel van de me­de­wer­kers bin­nen de or­ga­ni­sa­tie uit­zet­ten. De deel­ne­mers aan de en­quê­te kun je in een la­ter sta­di­um ook on­der­deel la­ten uit­ma­ken van je pro­ject­groep en je kunt hen aan­stel­len als am­bas­sa­deurs bin­nen de or­ga­ni­sa­tie. Na de in­ven­ta­ri­sa­tie be­paal je de pri­o­ri­tei­ten en zet je de­ze op jouw ei­sen­lijst.

#2           Breng in kaart wel­ke ap­pli­ca­ties bin­nen de or­ga­ni­sa­tie ge­bruikt wor­den

Wor­den er ap­pli­ca­ties bin­nen de or­ga­ni­sa­tie ge­bruikt, zo­als CRM, ERP, DMS, Out­look­mail of Out­look­agen­da?  Dan kun je over­we­gen om de­ze ap­pli­ca­ties di­rect te in­te­gre­ren in het in­tra­net. Het voor­deel is dat het in­tra­net dan één di­gi­ta­le werk­plek wordt. Je sti­mu­leert hier­mee het ge­bruik én de adop­tieadop­tie van het in­tra­net. Op jouw ei­sen­lijst zet je dat het te kie­zen plat­formplat­form ge­schikt moet zijn voor in­te­gra­tie van ex­ter­ne ap­pli­ca­ties.

#3           Het in­tra­net moet pas­sen bin­nen de hui­di­ge ICT in­fra­struc­tuur

Or­ga­ni­sa­ties die hun ICT in­fra­struc­tuur in huis heb­ben on­der­ge­bracht en dus be­schik­ken over ei­gen ser­vers kie­zen vaak voor een 'on pre­mi­se' ge­host in­tra­net. De ei­gen ICT af­de­ling is dan ver­ant­woor­de­lijk voor hos­ting. Is er geen ei­gen ICT af­de­ling? Dan is het han­dig om voor een cloud op­los­sing te gaan, waar­bij het in­tra­net door de le­ve­ran­cier ge­host wordt. Vraag wel bij de in­tra­net­le­ve­ran­cier na hoe de be­vei­li­ging van het in­tra­net ge­re­geld is en waar de ser­vers staan. Ser­vers die in de Ver­e­nig­de Sta­ten staan, val­len on­der de Pa­tri­ot act, waar­door de be­scher­ming van per­soons­ge­ge­vens in het ge­ding is. Be­paal van te­vo­ren ook wel­ke voor­waar­den je stelt aan de af­spra­ken in de SLA. Zo voor­kom je dat het werk stil ligt als er spra­ke is van een bug of net­werk­pro­ble­men. 

#4           De pro­jectaan­pakpro­jectaan­pak voor de adop­tie van het in­tra­net moet bij je pas­sen

Vraag je­zelf af hoe­veel be­ge­lei­ding jij no­dig hebt bij de im­ple­men­ta­tie van het in­tra­net. Ben je al­leen of heb je een pro­ject­groep of am­bas­sa­deurs tot je be­schik­king? Heb je er­va­ring met het ma­ken van een adop­tie­plan of heb je lie­ver hulp van een le­ve­ran­cier? Hoe­veel tijd heb je be­schik­baar voor dit tra­ject en bin­nen wel­ke tijd wil je het in­tra­net ge­re­a­li­seerd heb­ben? Doe je dit in klei­ne stap­pen of met een 'big bang'?

#5            Hoe kun­nen rech­ten en de toe­gang tot het in­tra­net goed wor­den in­ge­steld?

Het be­he­ren van het in­tra­net moet soe­pel gaan en je geen moei­te kos­ten. Een in­tra­net dat je aan de voor­kant be­heert en niet via het Con­tent Ma­na­ge­ment Sys­teem werkt vaak het pret­tigst, ze­ker als je met rech­ten kunt be­pa­len wie wat mag op het in­tra­net. Je wilt bij­voor­beeld ex­ter­nen la­ten in­log­gen en la­ten deel­ne­men aan een pro­ject­groep, maar de rest van het in­tra­net moet af­ge­schermd blij­ven. Of je wilt spe­ci­fie­ke ge­brui­kers rech­ten ge­ven om be­rich­ten goed te keu­ren. Dan is een work­flow op ba­sis van rech­ten een han­dig hulp­mid­del. En gaat een me­de­wer­ker uit dienst? Hoe zorg je er dan voor dat een col­le­ga ver­ant­woor­de­lijk wordt voor be­paal­de do­cu­men­ten of ar­ti­ke­len? Be­paal wat voor jou van be­lang is en voeg dit toe aan jouw ei­sen­lijst.

 #6          Zoek een in­tra­net dat op al­le de­vi­ces goed werkt

Het in­tra­net wordt jul­lie di­gi­ta­le werk­plek en neemt dus een heel be­lang­rij­ke plek in het werk­pro­ces in. Daar­om moet het in­tra­net goed be­reik­baar zijn via ver­schil­len­de de­vi­ces. Weet je pre­cies wel­ke de­vi­ces door de me­de­wer­kers ge­bruikt wor­den? Me­de­wer­kers die veel on­der­weg zijn, ge­brui­ken vaak een ta­blet of smartpho­ne om het in­tra­net te raad­ple­gen. Laat een de­mo door een in­tra­net­le­ve­ran­cier di­rect op de­ze de­vi­ces uit­voe­ren, dan zie je di­rect of het naar wens werkt.

#7           Vind een in­tra­net met een goe­de zoek­func­tie

Op het in­tra­net staat al bin­nen kor­te tijd veel in­for­ma­tie. Dan wil je wel dat me­de­wer­kers snel vin­den wat ze zoe­ken. Een goe­de zoek­func­tie komt dus ze­ker op je ei­sen­lijst. Een zoek­func­tie die je zoek­re­sul­ta­ten au­to­ma­tisch aan­vult met voor­ko­men­de zoek­ter­men is na­tuur­lijk ide­aal. En ook het vin­den van een col­le­ga met een spe­ci­fie­ke ex­per­ti­se is heel han­dig. Net als het kun­nen door­zoe­ken van do­cu­men­ten of het vin­den van de col­le­ga's die bij een be­paald pro­ject be­trok­ken zijn.

#8           Vraag om re­fe­ren­ties

Als je na­vraag doet bij re­fe­ren­ties krijg je een be­ter beeld van de wer­king van het in­tra­net en de ma­nier waar­op het pro­ject is aan­ge­pakt. Juist de aan­pak is heel be­lang­rijk, want een in­tra­net dat al­leen tech­nisch goed werkt, wordt niet ge­bruikt door de me­de­wer­kers. Zij moe­ten ge­sti­mu­leerd wor­den om het in­tra­net te ge­brui­ken. Hoe is de adop­tie van het in­tra­net bij de re­fe­ren­ten ver­lo­pen? Op de ei­sen­lijst be­schrijf je hoe je zou wil­len dat de pro­jectaan­pak ver­loopt, zo­dat je de aan­bie­ders goed met el­kaar kunt ver­ge­lij­ken.

#9           Ver­ge­lijk de kos­ten van de ver­schil­len­de aan­bie­ders

De bu­si­ness­mo­del­len van de in­tra­ne­t­aan­bie­ders ver­schil­len nog­al van el­kaar. Som­mi­gen re­ke­nen een be­drag per ge­brui­ker per maand. An­de­ren re­ke­nen een­ma­li­ge kos­ten en een jaar­lijk­se li­cen­tie. Over het al­ge­meen is het zo dat je in eer­ste ge­val goed­ko­per uit bent als je min­der dan 20 me­de­wer­kers hebt en niet van plan bent om lan­ger dan 3 jaar bij de­ze aan­bie­der te blij­ven. De twee­de mo­ge­lijk­heid is meest­al goed­ko­per bij meer dan 20 me­de­wer­kers en als je lan­ger dan 3 jaar bij de aan­bie­der wilt blij­ven. Be­kijk wat voor jou het bes­te prijs­mo­del is en neem dit mee in jouw zoek­tocht naar de per­fec­te le­ve­ran­cier.

Ga jij di­rect aan de slag met jouw ei­sen­lijst of kun je nog wat ex­tra hulp ge­brui­ken? In het boek 'De weg naar een suc­ces­vol so­ci­aal in­tra­net' zijn de ver­wach­tin­gen en be­hoef­ten van ge­brui­kers in ver­schil­len­de sta­dia van het in­tra­net in kaart ge­bracht en kan dus ook pri­ma hel­pen bij de in­ven­ta­ri­sa­tie.