Is jullie intranet al millenial-proof?

Een intranet moet meegroeien met je organisatie, maar vooral ook met je medewerkers. De basis van een succesvol sociaal intranet begint dus ook met inzicht krijgen in de behoeften en verwachtingen van deze groep en dat is een 'ongoing process'. Want niet alleen de wereld om ons heen verandert, maar ook het 'type' werknemer. Zo is de verwachting dat in 2020 de arbeidsmarkt voor 50% uit millennials (geboren tussen 1981 en 1996) bestaat. Interessant, want dat vraagt iets van hoe je communiceert als organisatie. Past de manier van jullie communiceren (al) bij die groep?

EEN LEVEN ZONDER INTERNET? NIET VOOR TE STELLEN.

Millennials zijn opgegroeid in een tijd waarin we op het gebied van techniek enorme stappen hebben gezet. Voor deze groep is het vaak ook nauwelijks voor te stellen dat er ooit een leven voor internet, social media en de smartphone was. Zij zijn gewend om 24/7 online te zijn en om overal toegang te hebben tot informatie, bijvoorbeeld via apps. Natuurlijk zijn het niet alleen millenials voor wie dit op gaat, ze zijn hier niet uniek in. Uniek is wel, dat zij hiermee zijn opgegroeid en dus geen andere 'standaard' kennen.

HET INTRANET VAN DE TOEKOMST

Wat dit betekent voor de werkvloer? We blijven behoefte hebben aan samenwerking en het delen van kennis, en een vaste (fysieke) werkplek is in veel organisaties al niet meer vanzelfsprekend. Ik ben er daarom van overtuigd dat het intranet ook in de toekomst onmisbaar blijft binnen organisaties. Echter, wil je als organisatie de aansluiting blijven behouden met je werknemers, dan kom je (in de toekomst) niet meer weg met een intranet in de klassieke vorm. Simpelweg omdat hierbij de gebruiker, en dan vooral de behoefte van deze gebruiker, niet centraal staat.

TIPS VOOR EEN SUCCESVOL INTRANET VOOR DEZE MILLENNIALS

Waar het intranet van de toekomst wel aan moet voldoen? Hieronder geef ik je alvast enkele tips.

De grenzen tussen werk en privé zijn aan het vervagen als het gaat om bijvoorbeeld werktijden en locaties en naar verwachting zet die trend door. Zorg daarom dat je intranet 24/7 bereikbaar én responsive is, zodat het ook gebruikt kan worden via een telefoon of tablet. Ga niet voor (klassieke) top-down communicatie. Op een (succesvol) intranet stel je medewerkers in staat om samen te werken en kennis met elkaar te delen. Open en transparante communicatie is hierbij van groot belang. Als je gewend bent om privé, bijvoorbeeld via je smartphone, vrijwel alles te kunnen vinden, dan verwacht je dit ook op je werk. Besteed daarom aandacht aan een goede zoekfunctie. Zorg dat informatie opzoeken zo eenvoudig (en snel) mogelijk is, maar vooral ook dat het resultaat van een zoekopdracht relevant is. Werk je binnen je organisatie met meerdere systemen? Dan is een overzichtelijk dashboard een must. Geef medewerkers via het dashboard direct toegang tot alle, voor hun relevante, informatie. Maak van het intranet een plek waar je alles kan vinden wat relevant is voor je werkzaamheden.

Tot slot, een succesvol intranet is pas succesvol als je medewerkers dat vinden. Introduceer het daarom niet vóór je medewerkers, maar doe het samen. Waar hebben zij behoefte aan? Daar kom je maar op één manier achter. Betrek hen bij de doorontwikkeling en vraag regelmatig om feedback. Zo zorg je ervoor dat het platform dat je biedt relevant blijft.