Een succesvolle kick-off van het nieuwe intranet

Met het pro­ject­team heb je de af­ge­lo­pen we­ken hard ge­werkt aan het nieu­we in­tra­net. Na een laat­ste uit­voe­ri­ge check is het mo­ment daar…. Jul­lie nieu­we in­tra­net gaat li­ve. Een span­nend mo­ment en bo­ven­dien een be­lang­rijk on­der­deel in het to­ta­le adop­tie­pro­ces. Bij Ca­pi­ca be­ste­den we tij­dens de im­ple­men­ta­tie daar­om veel aan­dacht aan dit mo­ment. Maar hoe zorg je nu voor een knal­len­de kick-off? 

Ie­de­re or­ga­ni­sa­tie is an­ders, dus we heb­ben geen een­dui­dig ant­woord op die vraag. Wel kun­nen we je nu al­vast en­ke­le voor­beel­den ge­ven ter in­spi­ra­tie.

# Smi­le… al­le­maal op de fo­to!

Een be­lang­rijk on­der­deel op een so­ci­aal in­tra­netin­tra­net is de pro­fiel­pa­gi­na en een goe­de fo­to mag daar­bij niet ont­bre­ken. Or­ga­ni­seer daar­om fo­to­ses­sies waar­bij me­de­wer­kers een goe­de fo­to kun­nen la­ten ma­ken. Je kan hier bij­voor­beeld een leuk mo­ment van ma­ken in de cen­tra­le hal van jul­lie kan­toor aan het be­gin van de werk­dag.

# Een fris­se start

Met een goed in­ge­vuld pro­fiel op in­tra­net maak je ge­lijk een goe­de start. Geef me­de­wer­kers daar­om een (fris­se) at­ten­tie als be­lo­ning voor het vol­le­dig in­vul­len van het per­soon­lij­ke pro­fiel. Denk bij­voor­beeld aan een smoot­hie of een ijs­je. Deel de­ze at­ten­tie uit op een goed zicht­ba­re lo­ca­tie zo­als het be­drijfs­res­tau­rant. Re­ken maar dat een ijs­co­kar op de­ze plek voor veel ex­tra (po­si­tie­ve) aan­dacht gaat zor­gen.

# Een beet­je ex­tra po­wer

In plaats van een trak­ta­tie kun je ook kie­zen voor een blij­ven­de at­ten­tie, zo­als een po­wer­bank met daar­op een ver­wij­zing naar het nieu­we in­tra­net. Het nieu­we in­tra­net is ten­slot­te 24/7 op ie­der de­vi­ce be­schik­baar. Met een po­wer­bank hoe­ven je me­de­wer­kers zich geen zor­gen te ma­ken over een le­ge bat­te­rij. Een pas­sen­de at­ten­tie die ze­ker goed ont­van­gen (en ge­bruikt) zal wor­den.

# And the win­ner is….

Een doel­tref­fen­de ma­nier om de be­trok­ken­heid te ver­ho­gen is om me­de­wer­kers mee te la­ten den­ken over de naam van het nieu­we in­tra­net. Schrijf voor­af een wed­strijd uit en maak een fees­te­lijk mo­ment van de ont­hul­ling van de nieu­we naam.

# Of­fli­ne pro­mo­tie­team

Ca­pi­ca in­tra­net is zo ont­wik­keld, dat ie­der­een er mee kan wer­ken. Of je nu wel of niet veel on­li­ne er­va­ring hebt. Toch zien we bij som­mi­ge or­ga­ni­sa­ties dat er vaak toch een groep is die de over­stap naar een ge­heel nieuw plat­form 'eng' vindt. Om ook die groep te en­thou­si­as­me­ren kun je er­voor kie­zen om een of­fli­ne pro­mo­tie­team in te zet­ten bij li­ve­gang. Laat een team me­de­wer­kers de ver­schil­len­de af­de­lin­gen langs­gaan om men­sen even op weg te hel­pen.

# Need to know vs ni­ce to know

"You ne­ver get a chan­ce to ma­ke a first im­pres­si­on". Na­tuur­lijk zorg je er­voor dat het nieu­we in­tra­net zo vol­le­dig mo­ge­lijk ge­vuld is op het mo­ment van li­ve gaan. Naast de 'need to know' in­for­ma­tie (zo­als prak­ti­sche in­for­ma­tie over bij­voor­beeld pen­si­oe­nen) ad­vi­se­ren wij om ook aan­dacht te be­ste­den aan ni­ce to know in­for­ma­tie (denk bij­voor­beeld aan een per­soon­lijk ver­haal over een me­de­wer­ker). Zo maak je het in­tra­net laag­drem­pe­li­ger en wordt het een plek waar men niet al­leen moet maar ook wil ko­men.

# Zet am­bas­sa­deurs in

Am­bas­sa­deurs zijn, ze­ker bij de op­start, van gro­te toe­ge­voeg­de waar­de. Breng voor­af je am­bas­sa­deurs in kaart en be­trek hen ruim op tijd in het he­le pro­ces. Laat de am­bas­sa­deurs het goe­de (on­li­ne) voor­beeld ge­ven. Dit kan op ver­schil­len­de ma­nie­ren, zo­als het schrij­ven van blogs of het re­a­ge­ren op nieuws­be­rich­ten. Pro­beer ver­schil­len­de ty­pe am­bas­sa­deurs te wer­ven, bij­voor­beeld op af­de­lings­ni­veau. Zorg er daar­naast voor dat het ma­na­ge­ment het goe­de voor­beeld geeft (en blijft ge­ven).

Im­ple­men­ta­tie

Bij ie­de­re im­ple­men­ta­tieim­ple­men­ta­tie ne­men we de kick-offkick-off mee in het adop­tie­plan. Sa­men zor­gen we er­voor dat me­de­wer­kers niet om het nieu­we in­tra­net heen kun­nen. Wil je meer le­zen over dit pro­ces? Klik dan Adop­tie­pro­ceshier. Lie­ver per­soon­lijk van ge­dach­ten wis­se­len? Mijn con­tact­ge­ge­vens vind je Con­tacthier.