Handvatten voor een succesvol kennisintranet

Het der­de evo­lu­tie­sta­di­um van het in­tra­net

Wordt het in­tra­net door me­de­wer­kers re­gel­ma­tig ge­bruikt? Helpt het in­tra­net hen om hun werk snel­ler en be­ter te kun­nen doen? Is som­mi­ge in­for­ma­tie die me­de­wer­kers no­dig heb­ben voor het uit­oe­fe­nen van hun func­tie ook (nog) op an­de­re plek­ken aan­we­zig? Kun je al de­ze vra­gen met 'Ja' be­ant­woor­den, dan is het in­tra­net ge­ë­vo­lu­eerd naar het der­de evo­lu­tie­sta­di­um.

Me­de­wer­kers heb­ben in het twee­de evo­lu­tie­sta­di­um ken­nis­ge­maakt met re­a­ge­ren op be­rich­ten van­uit de or­ga­ni­sa­tie. Nu heb­ben zij de be­hoef­te om zelf be­rich­ten te plaat­sen en hun ken­nis te de­len met col­le­ga's. Bij het suc­ces­vol af­ron­den van het der­de evo­lu­tie­sta­di­um is het in­tra­net ge­ë­vo­lu­eerd naar een ken­nis­in­tra­net.

Hand­vat voor suc­ces in de di­men­sie In­for­ma­tie­voor­zie­ning

Het hand­vat voor suc­ces bin­nen de­ze di­men­sie en dit sta­di­um is 'de­len van in­for­ma­tie'. De groep ac­tie­ve in­tra­net­ge­brui­kers wordt steeds gro­ter. Steeds meer me­de­wer­kers re­a­ge­ren op be­rich­ten op het in­tra­net. Bo­ven­dien groeit de be­hoef­te bij me­de­wer­kers om zelf be­rich­ten te kun­nen plaat­sen, zo­dat zij in­for­ma­tie kun­nen de­len met an­de­ren.

Tips:

• Help me­de­wer­kers met het plaat­sen van be­rich­ten op het in­tra­net door hen goed te trai­nen, bij­voor­beeld door een maan­de­lijk­se trai­ning 'on the jo­b'.
• In­tro­du­ceer 'an­de­re la­zen ook' of 'ge­re­la­teerd nieuws', zo­dat me­de­wer­kers sug­ges­ties krij­gen voor an­der nieuws. Hier­door sti­mu­leer je me­de­wer­kers nog meer nieuws te le­zen.
• Om te voor­ko­men dat nieuws over het rei­len en zei­len van de or­ga­ni­sa­tie on­ge­le­zen blijft, kun je het fil­ter 'or­ga­ni­sa­tie­nieuws' ver­plicht ma­ken.
• Je kunt de agen­da kop­pe­len aan di­ver­se ove­ri­ge on­der­de­len bin­nen het in­tra­net, zo­als pro­ject­groe­pen en do­cu­men­ten, zo­dat al­le ver­ga­de­rin­gen van een pro­ject­groep in één oog­op­slag zicht­baar zijn.
• Ge­re­ser­veer­de ver­ga­der­za­len kun je te­rug la­ten ko­men op een in­for­ma­tie­zuil die ge­kop­peld is aan het in­tra­net (nar­row­cas­ting). Zo heb­ben al­le me­de­wer­kers en be­zoe­kers een dui­de­lijk over­zicht van al­le ver­ga­de­rin­gen van die dag.

Hand­vat voor suc­ces in de di­men­sie Sa­men­wer­king

Het in­tra­net wordt door een steeds gro­te­re groep me­de­wer­kers ge­bruikt voor on­li­ne sa­men­wer­ken. In het twee­de evo­lu­tie­sta­di­um ver­wacht­ten me­de­wer­kers dat zij kon­den par­ti­ci­pe­ren in het in­tra­net door te re­a­ge­ren op be­rich­ten. In het der­de evo­lu­tie­sta­di­um ver­wach­ten me­de­wer­kers dat zij via het in­tra­net ken­nis kun­nen de­len over een ge­za­men­lijk te be­rei­ken doel. Het hand­vat voor suc­ces in dit sta­di­um en de­ze di­men­sie is 'ken­nis de­len'.

Tips:

• Le­den van de in­tra­net­pro­ject­groep lo­pen voor op de ove­ri­ge ge­brui­kers. Laat hen een blog schrij­ven over hun kijk op het in­tra­net en laat hen al­vast een voor­proef­je ge­ven op de nieu­we func­ti­o­na­li­tei­ten. Zo kon­dig je op een laag­drem­pe­li­ge ma­nier nieu­we fea­tu­res aan.
• Is er een on­der­werp dat op dit mo­ment veel be­spro­ken wordt in jul­lie or­ga­ni­sa­tie? Start dan een open com­mu­ni­ty over dit on­der­werp van­uit de or­ga­ni­sa­tie. Dit sti­mu­leert het ge­bruik van com­mu­ni­ties en ook van het in­tra­net.
• Plaats sja­blo­nen van do­cu­men­ten, die als lei­draad voor nieu­we do­cu­men­ten kun­nen die­nen. Ook in­ge­vul­de voor­beeld­s­ja­blo­nen kun­nen me­de­wer­kers hel­pen met het op­stel­len van ei­gen do­cu­men­ten.
• Deel ook de eva­lu­a­ties van pro­jec­ten, zo­dat me­de­wer­kers kun­nen le­ren van an­de­re pro­ject­groe­pen.

Hand­vat voor suc­ces in de di­men­sie On­der­steu­ning

Het hand­vat voor suc­ces in de di­men­sie on­der­steu­ning bin­nen het der­de evo­lu­tie­sta­di­um is 'kop­pe­len (met het in­tra­net)'. Me­de­wer­kers wil­len in dit sta­di­um meer dan al­leen het be­na­de­ren van be­drijfs- en werk­pro­ces on­der­steu­nen­de on­der­de­len via het in­tra­net. Ze wil­len dat er steeds meer de­len van de pro­ces­sen via het in­tra­net ver­lo­pen door kop­pe­lin­gen tus­sen (ex­ter­ne) sys­te­men en het in­tra­net.

Tips:

• De­cla­ra­tie­for­mu­lie­ren kop­pel je au­to­ma­tisch aan een per­soon of af­de­ling bin­nen de or­ga­ni­sa­tie, zo­dat in­ge­vul­de for­mu­lie­ren di­rect bij de juis­te per­soon of af­de­ling bin­nen­ko­men. Werk je al met een ge­au­to­ma­ti­seerd sys­teem voor de­cla­ra­ties? Zorg dan voor een kop­pe­ling met dit sys­teem, waar­door de­cla­ra­ties via het in­tra­net in­ge­voerd kun­nen wor­den in dit (ex­ter­ne) sys­teem.
• Kop­pel het CRM-sys­teem aan het in­tra­net. In­te­greer de con­tact­ge­ge­vens van klan­ten in het on­der­deel 'adres­boek', zo­dat al­le con­tac­ten op één plek staan. Zo­wel van klan­ten als van me­de­wer­kers.
• Bin­nen dit on­der­deel kop­pel je me­de­wer­kers en lei­ding­ge­ven­den au­to­ma­tisch aan el­kaar en aan het in­ge­vul­de for­mu­lier, zo­dat for­mu­lie­ren door zo­wel de me­de­wer­ker als de lei­ding­ge­ven­de kun­nen wor­den in­ge­zien.

In de vol­gen­de blog over het In­tra­net Evo­lu­tie­mo­del ver­tel ik wel­ke hand­vat­ten voor suc­ces ho­ren bij het laat­ste evo­lu­tie­sta­di­um. Wil je meer le­zen over het In­tra­net Evo­lu­tie­mo­del? Vraag gra­tis ons boek 'De weg naar een suc­ces­vol so­ci­aal in­tra­net' aan!