Het belang van een vooronderzoek

Het be­lang van een voor­on­der­zoek voor­dat je een in­tra­netin­tra­net aan­schaft

In de af­ge­lo­pen ja­ren heeft Ca­pi­caCa­pi­ca ve­le klan­ten aan een nieuw in­tra­net mo­gen hel­pen. Soms komt in de start­fa­se de vol­gen­de vraag voor­bij: "De di­rec­tie wil een in­tra­net, kun­nen jul­lie de­ze voor ons bou­wen?". Na­tuur­lijk wil­len en kun­nen wij dat! Ver­vol­gens stel­len wij een he­le­boel vra­gen. Aan wel­ke or­ga­ni­sa­tie­doe­len moet het in­tra­net bij­dra­gen? Wel­ke uit­da­ging heeft het be­drijf op dit mo­ment waar het in­tra­net de op­los­sing voor is? Is de in­for­ma­tie bin­nen het be­drijf nu ver­snip­perd, is er meer be­hoef­te aan in­ter­ac­tie, vol­doet het ou­de in­tra­net niet meer, etc.

We mer­ken dat klan­ten daar soms nog niet over na­ge­dacht heb­ben of dat zij wer­ken van­uit aan­na­mes. Dat is zon­de, om­dat ze een stap te­rug in het pro­ces moe­ten zet­ten in plaats van dat er voor­uit kan wor­den ge­ke­ken naar een nieuw in­tra­net. Op de­ze ma­nier be­gin je al met fou­te in­for­ma­tie en dat zal het ver­de­re pro­ces niet ten goe­de ko­men.

Ons ad­vies: houd eerst een voor­on­der­zoek. Dit hoeft niet eens een lang tra­ject te zijn. Het geeft je een goed in­zicht in wel­ke be­hoef­ten de me­de­wer­kers heb­ben, wat er ei­gen­lijk al­le­maal in het be­drijf is en waar de uit­da­gin­gen zit­ten op het ge­bied van het aan­schaf­fen van een nieuw so­ci­aal in­tra­net. Een bij­ko­mend voor­deel: door col­le­ga's te be­trek­ken cre­ëer je di­rect al draag­vlak bin­nen de or­ga­ni­sa­tie!

Waar be­staat een voor­on­der­zoek uit?

Een voor­on­der­zoek be­staat uit ver­schil­len­de on­der­de­len. Af­han­ke­lijk van wat jij graag wilt we­ten, kun je een se­lec­tie of al­le on­der­de­len uit­voe­ren. Een voor­on­der­zoek geeft ant­woord op on­der an­de­re de vol­gen­de vra­gen:

• Aan wel­ke or­ga­ni­sa­tie­doe­len draagt het in­tra­net bij?
• Wel­ke me­de­wer­kers­groe­pen (per­so­na's) zijn er?
• Wel­ke be­hoef­ten heb­ben de­ze per­so­na's?
• Wat is al aan­we­zig in de or­ga­ni­sa­tie en hoe wordt het op dit mo­ment ge­bruikt?
• Wel­ke ca­pa­ci­teit is er voor tech­nisch- en con­tent­be­heer?
• Hoe ziet de in­ter­ne or­ga­ni­sa­tie er­uit?

De ant­woor­den op de­ze vra­gen ge­ven je een hou­vast ge­du­ren­de het he­le tra­ject naar een nieuw in­tra­net. Ver­vol­gens kom je op het punt dat je kunt be­pa­len wel­ke func­ti­o­na­li­tei­ten het in­tra­net moet krij­gen. In een lang tra­ject kan er dan soms ver­ge­ten wor­den 'wat we ook al­weer wil­den' en in het en­thou­si­as­me wor­den wel­licht func­ti­o­na­li­tei­ten ge­ko­zen die niet pas­sen bij het be­drijf of me­de­wer­kers. Pak je voor­on­der­zoek er dan bij. Wat wa­ren de uit­kom­sten en waar doe je het ook al­weer voor? Zo zorg je er­voor dat je or­ga­ni­sa­tie straks een in­tra­net heeft wat écht een toe­ge­voeg­de waar­de biedt voor de me­de­wer­kers.

Am­bas­sa­deurs

Be­trek col­le­ga's uit de or­ga­ni­sa­tie in dit voor­on­der­zoek. Zo krijg je niet al­leen waar­de­vol­le feed­back te ho­ren, maar ont­staan er ook am­bas­sa­deurs; col­le­ga's die en­thou­si­ast zijn over het nieu­we in­tra­net en dit ook kun­nen over­dra­gen naar an­de­re col­le­ga's. De­ze am­bas­sa­deurs zijn zeer waar­de­vol voor de ver­de­re im­ple­men­ta­tie. Zij kun­nen waar mo­ge­lijk tij­dens de re­a­li­sa­tie mee hel­pen tes­ten en feed­back ge­ven. Let er goed op dat je am­bas­sa­deurs van­uit de ver­schil­len­de me­de­wer­kers­groe­pen (per­so­na's) be­trekt, zo­dat je een di­ver­se test­groep hebt. De­ze am­bas­sa­deurs hel­pen ook zo­dra het nieu­we in­tra­net li­ve is om hun col­le­ga's te on­der­steu­nen en te mo­ti­ve­ren.  

CA­PI­CA-368.JPG

Hulp no­dig met een voor­on­der­zoek?

Een voor­on­der­zoek kan las­tig zijn om op te zet­ten. Waar be­gin je en wat heb je er voor no­dig? Je kunt er­voor kie­zen om (een deel er­van) uit te be­ste­den. Wij hel­pen graag met het op­zet­ten of uit­voe­ren van een voor­on­der­zoek. Na dit voor­on­der­zoek weet je pre­cies waar je or­ga­ni­sa­tie be­hoef­te aan heeft en aan wel­ke ei­sen het in­tra­net moet vol­doen. Als je dit weet, zal het ver­de­re pro­ces met het uit­zoe­ken van een in­tra­net ook veel een­vou­di­ger en snel­ler gaan. Op de­ze ma­nier heeft jouw or­ga­ni­sa­tie straks een in­tra­net waar ie­der­een blij mee is!

- Ka­rin Hel­le­man- Ka­rin Hel­le­man