De knoop is doorgehakt, met je afdeling heb je besloten om een nieuw sociaal intranet aan te schaffen. Alleen, hoe krijg je de directie ook mee in je plannen? Deze vraag krijgen wij regelmatig bij Capica intranet en we helpen je graag op weg.
Stap 1: Zoek uit wat de medewerkers willen
De eerste stap is erachter te komen waar medewerkers behoefte aan hebben. Willen ze meer verbondenheid? In een organisatie met bijvoorbeeld 5000 medewerkers ken je niet al je collega's persoonlijk. Vaak weten medewerkers niet bij wie ze moeten zijn als zij iemand zoeken met een bepaalde expertise. Of willen ze een betere toegang tot bedrijfsinformatie? Als je organisatie veel te maken heeft met protocollen en beleidsdocumenten, dan kan een centraal punt voor deze informatie een grote wens zijn van de medewerkers.
Dus ga vooral in gesprek met je collega's hierover. Je kunt enquêtes sturen, maar ook een werkgroep uitnodigen als testpanel. Zij kunnen meedenken en input geven vanuit verschillende lagen binnen de organisatie.
Stap 2: Breng in kaart wat er al is en wat er nodig is
Ga na welke tools en platforms er op dit moment gebruikt worden in de organisatie. Worden deze ook door iedereen gebruikt, of weten de meesten niet eens van het bestaan af? Zijn deze tools ook AVG-proof? Het komt vaak voor dat via groepen op social media vertrouwelijke bedrijfsinformatie wordt gedeeld. Dit wil je uiteraard voorkomen. De tools of systemen die wel waardevol zijn, wil je wellicht koppelen met je nieuwe intranetintranet.
Is er al een intranet in je organisatie, maar voldoet deze niet aan de wensen van de medewerkers? Kom dan met concrete aantallen en statistieken over het gebruik van het intranet, zodat de directiedirectie kan zien dat deze geen meerwaarde heeft. Leg dit naast de wensenlijst van de medewerkers en je hebt een sterke case om een nieuw intranet aan te schaffen.
Stap 3: Doe marktonderzoek
Je hebt nu in kaart gebracht wat de wensen zijn van de medewerkers. Dan is het noodzaak om te inventariseren wat er allemaal op de markt is. Waarschijnlijk heb je geen idee, want het aanschaffen van een intranet doe je niet dagelijks. Naast het zoeken op internet zijn er ook beurzen en congressen speciaal hierop ingericht, bijvoorbeeld het Digital Workspace Event van Frankwatching. Bij dit event heb je alle aanbieders bij elkaar en kun gaan vergelijken. Ga in gesprek met de leveranciers en leg je wensen voor. Kijk in hoeverre zij jou kunnen helpen.
Ga ook eens langs andere bedrijven die een (nieuw) intranet hebben. Zo kun je goed verschillende intranetten met elkaar vergelijken en erachter komen wat het beste bij jouw organisatie en je wensenlijst past.
Overtuigdedirectie.JPG
Overtuig de directie met een businesscase
Daarna is het tijd om de directie te overtuigen. Een directie wil twee dingen weten: wat kost het en wat levert het op? Met de vorige 3 stappen heb je al waardevolle onderzoeken in handen om voor te leggen. Stel als laatst ook een concreet businesscase op met de volgende checklist:
- Aan welk organisatiedoel draagt het sociaal intranetsociaal intranet bij?
- Welk doel wil je bereiken met het nieuwe sociaal intranet?
- Wie heb ik hiervoor nodig in mijn team?
- Wat gaat het kosten?
- Wat levert het op?
Aan welk organisatiedoel draagt het sociaal intranet bij?
Maak concreet aan welk organisatiedoel het nieuwe intranet bijdraagt. Breng ook het intranet in verband met de missie en visie van jouw organisatie. Wellicht wil deze zich profileren als optimale dienstverlener in hun branche. Een sociaal intranet zal de betrokkenheid onder de medewerkers vergroten. We weten ondertussen allemaal dat tevreden medewerkers gemotiveerder, gastvrijer en meer betrokken zijn en zullen dit dan ook naar buiten uitstralen. Kortom, leg verband met hogere doelen.
Welk doel wil je bereiken met het nieuwe sociaal intranet?
Vraag jezelf af welk doel je nieuwe intranet heeft. Dat kan iets anders zijn dan dat iedereen actief moet zijn. Welke concrete problemen lost het nieuwe sociale intranet op? Hoe verbind je anders medewerkers binnen een organisatie waar bijvoorbeeld veel in de buitendienst wordt gewerkt? Of een bedrijf met een hoofdkantoor en verschillende vestigingen. Stippel een pad uit om dit doel te behalen en hang daar mijlpalen aan.
Wie heb ik hiervoor nodig in mijn team?
Het gaat niet lukken om helemaal zelf een sociaal intranet te implementeren, je zult er mensen voor nodig hebben. Je hebt mensen nodig voor het functionele gedeelte, het inhoudelijke gedeelte en het technische beheer. Breng in kaart wie dat gaat zijn binnen de organisatie en wat het kost aan tijd.
Wat gaat het kosten?
De vraag die onvermijdelijk gaat komen vanuit de directie. De kosten van een intranet kun je splitsen in eenmalige en structurele kosten. Onder eenmalige kosten vallen de aanschaf- en implementatiekosten. Bij structurele kosten moet je denken aan licentiekosten, service/supportkosten en kosten voor het beheer (ruimte op een server).
Wat levert het op?
En als laatst, denk na over wat het nieuwe intranet op gaat leveren. Heb je 20 verschillende tools geïntegreerd in één sociaal intranet? Dan levert dat al minstens 19 keer inloggen per dag, per gebruiker op. Maar het gaat niet alleen om tijdswinst, denk ook aan zaken als het vergroten van de betrokkenheid bij de organisatie en snel up to date blijven van de laatste kennis. Probeer dit te onderbouwen met cijfers en bronnen.
Meten = weten
Is je nieuwe sociale intranet succesvol en wordt het volop gebruikt? Duik steeds opnieuw in de statistieken en koppel het terug aan de directie. Zo krijgen zij steeds weer bevestiging dat het de investering waard was.
Doe het niet alleen, vraag om hulp
Een goede intranetleverancier zal jou helpen in dit traject. Deze geven niet alleen informatie en een prijslijst, maar zullen ook met je meedenken over hoe jij het beste de directie kan overtuigen het belang in te zien van jouw nieuwe intranet.
Benieuwd hoe wij jou kunnen helpen met je nieuwe intranet? Neem gerust http://www.capica.nl/contactcontact met ons op!
Foto's Prisca Visser
- Er zijn geen reacties gevonden. Ben jij de eerste?
